Gestionale per scuola di danza gratis: cosa ottieni davvero

Le quattro strade gratuite, e fin dove arrivano

I costi che non compaiono sul prezzo

• Il tempo della segreteria

  È la voce più pesante e la meno contata, perché non compare su nessuna fattura. Riconciliare a mano gli incassi, rincorrere i certificati in scadenza, rispondere allo stesso messaggio quaranta volte a settembre: sono ore che qualcuno sta già pagando, di solito senza saperlo. TODO(prodotto): sostituire con una stima misurata sulle scuole già a bordo, se disponibile.

• I dati degli allievi

  Un foglio di calcolo condiviso con un link contiene nomi, date di nascita, contatti dei genitori e certificati medici, cioè dati personali e dati relativi alla salute di minori. La responsabilità di custodirli resta della scuola a prescindere dallo strumento usato. TODO(legale): far verificare questo paragrafo prima della pubblicazione, senza trasformarlo in consulenza legale.

• I pagamenti fuori sistema

  Quote incassate in contanti, con bonifici e con qualche pagamento digitale sparso significano tre archivi diversi da far quadrare. Il costo non è la commissione risparmiata: è il tempo di chiusura di ogni mese e il margine di errore su chi ha pagato cosa.

• Quello che non sai di aver perso

  Senza dati non ti accorgi degli abbandoni finché non guardi la sala mezza vuota a febbraio. Un allievo che smette di venire tre settimane prima di disdire è recuperabile solo se qualcuno se ne accorge in tempo.

A partire da quanti allievi conviene cambiare

Fino a circa 50 allievi

Un foglio di calcolo fatto bene basta. Se la segreteria è una persona sola e il giro di corsi è stabile, cambiare strumento aggiunge lavoro invece di toglierlo. Non spendere.

Tra 50 e 150 allievi

È la fascia in cui il gratuito comincia a costare. Di solito il primo segnale non sono le anagrafiche ma i pagamenti: quote in ritardo che nessuno ha il tempo di rincorrere. Vale la pena fare i conti, comprese le ore di segreteria.

Oltre 150 allievi, o più sale e più sedi

Qui il gratuito non regge più, e il costo si è già trasformato in ore di lavoro e incassi persi. La domanda non è più se cambiare, ma quando farlo senza spaccare la stagione: gennaio o fine stagione, mai a metà campagna iscrizioni.

Le soglie sono ordini di grandezza, non statistiche: servono a dare un riferimento, non a stabilire una regola. Contano molto di più quante persone lavorano in segreteria e quanto è complesso il palinsesto dei corsi.

Domande frequenti

Esiste un gestionale per scuole di danza davvero gratuito?

Gratuito e completo, no. Esistono piani free di software generalisti e soluzioni fai da te basate su fogli di calcolo, che entro una certa dimensione funzionano benissimo. Quello che non esiste è uno strumento gratuito che gestisca anagrafiche, calendario, incassi digitali e comunicazioni insieme: i pagamenti hanno un costo di transazione che qualcuno deve sostenere.

Fino a quanti allievi posso restare su Excel?

Indicativamente fino a una cinquantina di iscritti, se la segreteria è una persona sola e i corsi sono stabili. Non è una soglia scientifica: il segnale vero è quando cominci a tenere due copie dello stesso dato, o quando qualcuno chiede chi ha pagato cosa e la risposta richiede mezz'ora.

Quanto costa DAM! rispetto a una soluzione gratuita?

DAM! non ha canoni fissi: se non incassi nulla attraverso la piattaforma, non paghi nulla. Il compenso è una fee sulle transazioni elaborate, indicativamente tra l'1% e il 3% in base al volume, più le commissioni del provider di pagamento. Rispetto a un foglio di calcolo il costo in denaro sale, quello in ore scende.

Posso partire gratis e passare a pagamento dopo?

L'attivazione è gratuita e non ci sono vincoli di durata, quindi non c'è un salto da fare: il costo arriva solo quando cominci a incassare tramite la piattaforma. Se preferisci restare sui tuoi strumenti attuali per un'altra stagione, è una scelta legittima e te lo diciamo.

Cosa rischio con i dati degli allievi su un foglio condiviso?

Un foglio condiviso via link contiene dati personali e certificati medici, spesso di minori. La responsabilità di custodirli resta della scuola qualunque strumento usi, ma un link che gira per chat è difficile da revocare e impossibile da tracciare. Se resti sul foglio di calcolo, almeno limita gli accessi a persone nominate.